کلیدهای ایجاد ارتباط موثر در فروش

تمایز میان محصولات روزبه‌روز کمتر می‌شود، روابط می‌تواند به عنوان یک منبع اصلی برای ایجاد مزیت رقابتی مطرح شود. مردم حتی حاضرند یک جنس نامرغوب را از یک فروشنده دارای روابط عالی خریداری کنند. ارتباطات خوب بر وفاداری مشتریان و تکرار خرید می‌افزاید و این به معنای سود بیشتر است.

مشتریان در فکر خرید جدیدترین محصولات نیستند، بلکه در پی یک مشاور قابل‌اعتمادند.

اعتماد
اعتماد، عامل کلیدی، در برقراری روابط است و مانند چسب، مشتری و فروشنده را به هم متصل می‌کند. فروش مدرن بر پایه توانایی ایجاد اعتماد بنا شده است.

برای این که یک فروشنده موفق شوید، باید از فروش صرف محصولات و خدمات، نه تنها به سمت فروش راه‌حل‌ها، بلکه به سوی ایجاد اعتماد و قابل‌اعتماد ماندن، تغییر موضع دهید. مقاومت، ناشی از عدم اعتماد است. زمانی که مشتری احتیاجات واقعی خود را با شما در میان نمی‌گذارد، کار زیادی نمی‌توانید انجام دهید. راه غلبه بر این وضعیت این است که اعتماد و اطمینان لازم را به وجود آورید تا مشتری به طور طبیعی، آنچه را که شما باید بدانید، بازگو کند.

چگونه اعتماد ایجاد کنیم؟
اگر بخواهید پیام موثری از اعتماد را به مشتریان و افرادی که در اطراف شما هستند بفرستید، اصول زیر را دنبال کنید.

دیگران را محور قرار دهید
دیگران را در محور قرار دادن، در واقع به معنای انعطاف‌پذیر بودن است. اشتیاق برای تطبیق دادن دیدگاهمان با عقاید دیگران یکی از مهارت‌های متقاعدسازی است. زمانی که مردم احساس کنند که شما علاوه بر علایق خودتان، به علایق آن‌ها نیز می‌اندیشید، کم‌کم به شما اعتماد خواهند کرد. یک حس علاقه پرشوری را برای کمک به دیگران، برای دستیابی به اهدافشان ایجاد کنید و به طور خستگی‌ناپذیری در مورد دنیای مشتریان کنجکاوی کنید. مسلما آنچه را که پیشکش کنید چندین برابر پس خواهید گرفت.

برای اینکه به جمع 10 درصد فروشندگان برتر بپیوندید، نه فقط موفقیت در تجارت خودتان، بلکه موفقیت تجارت مشتریان را نیز ملاک قرار دهید. زمانی که برای موفقیت مشتری می‌کوشید، آن‌ها نیز به نوبه خود برای موفقیت شما تلاش خواهند کرد.

بهترین کار را برای مشتری انجام دهید
در هر موقعیتی بدون غرض بهترین کار را برای مشتری انجام دهید؛ بدین معنا که چنانچه راه‌حل شما، برای مشتری مناسب نیست، موضوع را به وی بگویید و توصیه کنید که باید چه کاری انجام دهد. ممکن است در اینجا برخی معاملات را از دست بدهید اما مشتری صداقت شما را هرگز از یاد نخواهد برد.

گوش کنید
هرچه بیشتر گوش کنید، بیشتر مجذوب اظهارات مردم شده و آن‌ها شما را بیشتر دوست داشته، به شما اعتماد کرده و خواستار انجام معامله با شما خواهند بود. یک فروشنده ماهر، وقتی که مشتری صحبت می‌کند با توجه کامل گوش می‌کند. زیرا زمانی که گوش می‌کنید متوجه می‌شوید که چه موضوعاتی برای مشتری اهمیت دارد. هرگاه با یک مشتری صحبت می‌کنید در بالای سرش یک ابر سفیدی را تصور کنید که نوشته‌شده «کاری کن که احساس کنم مهم هستم». ایجاد این احساس در مشتری به اندازه برآوردن نیازهایش کاملا حیاتی است.

این تصور را ایجاد کنید که شما برای روابط، بیش از فروش ارزش قائلید. ماموریت شخصی شما این است که هر کار ممکن را برای مشتریان انجام دهید تا آن‌ها مطمئن شوند که تمام امکانات و منابع سازمان شما برای کمک به حصول اهداف وی از طریق محصولات و خدمات‌تان به کار گرفته می‌شود و این به معنای مشارکت در حل مشکل است.

پس از فروش با مشتری تماس بگیرید
در دوره‌های آموزش فروش، وقتی از شرکت‌کنندگان می‌خواهیم کسانی که پس از فروش با مشتریان تماس می‌گیرند، دست‌هایشان را بالا ببرند. معمولا درحدود 15 تا 20 درصد این کار را انجام می‌دهند. وقتی سوال می‌کنیم که چرا پس از فروش، با تلفن آن را پیگیری نمی‌کنید، اغلب می‌گویند ممکن است ایرادی وجود داشته باشد و محصول یا خدمت شاید دقیقا آن چیزی نباشد که مشتری توقعش را داشته است. اما آن یک فرصت ازدست رفته محسوب می‌شود. هیچ‌چیز بیش از این که فروشنده پس از فروش با مشتری تماس بگیرد یا شخصا در محل حاضر شود، باعث استحکام روابط خریدار و فروشنده نمی‌شود. همیشه این کار را انجام دهید. به ویژه زمانی که اشکالی وجود داشته باشد.

روراست باشید
اگر می‌دانستید که قرار است گفتار و کردارتان در روزنامه‌های فردا به طور دقیق نگاشته شود، آیا همین روش را برمی‌گزیدید؟ کلامتان را همچون عهد و پیمان محکم کنید، مثلا اگر می‌گویید: «صبح پنجشنبه سفارش شما آماده خواهد بود.» طرف مقابلتان را از این امر مطمئن کنید تا آن‌ها بتوانند برای آن روز برنامه‌ریزی کنند. قابل‌اعتماد بودن شماست که پایه‌های اعتماد و احترام را بنا می‌نهد.

مؤدب باشید
یکی از ویژگی‌های افراد مؤدب که موجب می‌شود به آن‌ها اعتماد کنیم این است که رفتار خوشایند، شایسته و پسندیده آن‌ها باعث محبوبیتشان می‌شود. آن‌ها دوست‌داشتنی‌تر به نظر می‌رسند و ما مشتاق انجام معامله با آن‌ها هستیم. حتی اگر موفق به فروش نشدید یا مشتری با لحن نامناسبی با شما صحبت کرد، باز ادب و نزاکت خود را حفظ کنید. هرگز نگذارید مشتری احساس رنجش یا ناراحتی نماید. خونسردی خود را حفظ کرده و سعی کنید به طور عاقلانه کشف کنید که عیب کار کجا بوده است. فقط به این علت که بازنده شده‌اید پل‌های پشت سرتان را خراب نکنید، در غیر این صورت موقعیت‌های دیگری را هم در آینده از دست خواهید داد.

قدردان باشید
ارتباطات مستمر موجب می‌شود تا روابط، عادی و بی‌اهمیت فرض نشوند. برای مشتریان پیام تشکر بفرستید: « ما به خرید شما ارج می‌نهیم و از شیوه شما در برخورد با ما بسیار سپاسگذاریم.» قدرت پیام تشکر فوق‌العاده است، زیرا یک قدم فراتر از تلفن کردن است و دریافت‌کننده پیام، متوجه می‌شود که برای تهیه پیام تشکر وقت و انرژی بیشتری نسبت به تلفن کردن، صرف کرده‌اید و از این رو محبت شما را فراموش نخواهد کرد.

مردم ابتدا شخصیت فرد را می‌خرند
توانایی ایجاد اعتماد برای برقراری ارتباط بسیار حیاتی است، اما برای این که این روش موثر واقع شود، مهارت دیگری نیز باید کسب شود و آن روشی است که با افراد در سطح فردی (شخصی) ارتباط برقرار کنیم.

در زمان ایجاد ارتباط با مردم، هرگز بر تفاوت‌های میان خودتان تاکید نکنید. در عوض روی شباهت‌ها، وجوه اشتراک، نقطه نظرات مشابه و عملکردهای همسان تاکید کنید.

تمثیلی کهن از قانون تشدید در موسیقی وجود دارد. اگر یکی از تارهای گیتار را بکشید و نزدیک گیتار دیگری نگه‌دارید، با اینکه آن دو هیچ تماسی با یکدیگر ندارند، اما همان تار در گیتار بعدی نیز شروع به لرزش می‌کند. بر همین قیاس، انسان‌ها کسانی را که با آن‌ها در یک طول موج هستند، دیدگاه‌هایشان را درک کرده، توافق نظر و علایق مشترک داشته باشند، دوست دارند.

به یا داشته باشید اگر «پس از اولین فروش» ارتباط ایجاد نکنیم، فروش‌های بعدی هم صورت نخواهد پذیرفت.

یکی از عواملی که رقبایتان هرگز قادر به تقلید آن نیستند، نحوه ارتباط شما با مشتریان است.

اعتماد، شرط اولیه برای وفاداری است و در نهایت وفاداری است که موجب تکرار معاملات می‌شود. سعی کنید در ایجاد اعتماد فوق‌العاده باشید.

رشد کسب‌و‌کار با مدیریت مشارکتی

مدیریت مشارکتی ابزاری نیرومند برای ایجاد مشارکت،‌ تعهد، وفاداری و مالکیت کار است. تعهد کارمندان به انجام کار باکیفیت‌، نسبت مستقیمی با میزان مشارکت آن‌ها در تعیین اهداف و معیارها دارد.

به گفته سقراط، «ما فقط وقتی چیزی را یاد می‌گیریم که درباره‌اش گفتگو کنیم». ارتباط تک‌به‌تک مستقیمی بین گفتگو و انگیزش وجود دارد. اگر می‌خواهید افرادتان انگیزه انجام کارهای عالی را داشته باشند و از خودباوری و اعتمادبه‌نفس بالا لذت ببرند، باید فرصت داشته باشند تا به طور منظم درباره کاری که انجام می‌دهند با رئیس صحبت کنند.

مدیر برای کسب نتیجه جادویی از مدیریت مشارکتی، ‌باید تعهدی واقعی به این فرایند داشته باشد. باید باور کنید که افراد به مشارکت اهمیت می‌دهند. باید احساس کنید که کارمندان حق دارند در تعیین کار، معیارها و روش انجام کارها مشارکت داشته باشند.

دو نشانه عملکرد عالیروانشناسان دریافته‌‌اند که دو مورد از مهم‌ترین نشانه‌‌های موفقیت در بزرگسالی توقعات مثبت والدین به همراه محیط خانوادگی آزاداندیش است.

از آنجا که بزرگسالان فقط کودکانی با بهانه‌‌های بهتر هستند، دو مشخصه‌ای که نشانه بزرگسالان موفق است در‌ محیط کار نیز اهمیت دارد: «انتظارات مثبت» و «محیط آزاد اندیشانه».

اثربخش‌ترین تیم‌های کاری، دموکراتیک هستند، یعنی رئیس و کارمندان در قالب یک تیم با هم کار می‌کنند و همه در مورد کارهایی که باید انجام شود، بحث و تبادل نظر فعالانه دارند.

هر چه بیشتر با اعضای تیم‌ ملاقات کنید، احساس مشارکت آن‌ها بیشتر شده و عزت نفسشان بالاتر می‌رود. یکی از بهترین تشبیهاتی که می‌توان از آن استفاده کرد، خانواده است. روابط منظم برای خانواده همان جمع شدن دور میز شام و بازی و صحبت است. اگر زمان مشخصی را با اعضای خانواده خود سر میز شام نگذرانید و وقتی با هم نیستید ارتباط منظمی با آن‌ها نداشته باشید، زندگی خانوادگی‌تان به سرعت رو به زوال می‌گذارد. زندگی کاری‌ نیز همین‌طور است.

پنج کلید ساخت تیم

پنج عنصر مهم برای ایجاد یک تیم کاری با عملکرد عالی عبارتند از:

1. اهداف کلی و جزئی مشترک: اعضای تیم به طور منظم با هم دیدار می‌کنند تا درباره اهداف کلی و جزئی، کارهایی که باید انجام شود، زمان انجام کارها و استانداردهای کیفی بحث ‌کنند.

2. ارزش‌های مشترک و اصول راهنما: اعضای تیم درباره روش انجام کار در کنار هم و ارزش‌های مشترکشان از جمله وقت‌‌شناسی، مسئولیت‌پذیری، سودمندی، همکاری و حفظ تعهداتشان به یکدیگر بحث کرده و به توافق می‌رسند.

3. برنامه‌های اجرایی مشترک: همه، وظیفه هر یک از اعضای تیم برای دستیابی به هدف اصلی را می‌دانند و همه اعضا به انجام به موقع کار خود بر اساس معیارهای لازم متعهد هستند.

4. رهبر اجرایی: مدیر یا رهبر تیم وظیفه خود می‌داند که مطمئن شود سایر افراد موارد لازم برای انجام درست و کامل کارهایشان را در اختیار دارند. وظیفه مدیر این است که هر مانع و مشکلی را از سر راه اعضای تیم بردارد تا کارشان را به موقع انجام دهند.

5. بررسی و بازخورد منظم: تیم جلسات ملاقات منظمی دارد تا این سؤال پرسیده شود «عملکرد ما چگونه است؟» تعامل مثبت و بحث آزادی بین آن‌ها وجود دارد که موجب بهبود توان تیم در راستای کسب نتایج بیشتر و بهتر می‌شود.

در مدیریت مشارکتی، مدیر نقش مربی یا شریک کار را بر عهده دارد. مدیر وظیفه دارد روش کار را به افراد گوشزد کرده و آن‌ها را هدایت و تشویق کند. در جلسات مدیریت مشارکتی، مدیر وظایف را واگذار کرده،‌ درباره کارهای در دست اجرا صحبت می‌کند و مطمئن می‌شود که هرکس سخنان و کارهای دیگران را شنیده است. کارمندان هم درباره همه چیز بحث می‌کنند.

افراد فقط تا حدی در کاری مشارکت می‌کنند و درباره آن هیجان‌زده می‌شوند که بتوانند عقاید و نظراتشان را به طور منظم در آن لحاظ کنند. هر چه بیشتر درباره کار، اقداماتی که باید انجام دهید و بهترین راه انجام آن صحبت کنید، تعهد، ‌وفاداری و اشتیاق بیشتری در افراد ایجاد می‌کنید.

افراد را آگاه نگه ‌داریدیکی از مهم‌ترین انگیزاننده‌‌ها احساس «در جریان کارها بودن» است. کارمندان شاد گزارش می‌دهند که احساس می‌کنند از کارشان و همه اتفاقات اطرافشان کاملا آگاه هستند. آن‌ها احساس اعضای محترم یک نهاد بزرگ‌تر را دارند که در دستیابی به اهداف کلی و جزئی شرکت مشارکت می‌کنند.

یکی از روش‌های مشاوران مدیریتی برای ارزیابی جَو شرکت یا بخش، توجه به نوع ضمایری است که کارمندان برای توصیف خود،‌ کار و سازمانشان مورد استفاده قرار می‌دهند.

در بهترین سازمان‌ها، افراد در هنگام توصیف شغلشان از ضمایر «من و مال من» و هنگام توصیف کسب‌وکارشان از ضمایر «ما و مال ما» استفاده می‌کنند. در سازمان‌هایی که اثربخشی کمتری دارند، کارمندان هنگام صحبت از سازمان از واژگان «آن‌ها، آن‌ها را‌ و شرکت» استفاده می‌کنند، گویی سازمان از فرد کارمند جدا است.

یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های افراد باانگیزه احساس «مالکیت» است. اساسا شرکت و مدیر، مالکیت و مسئولیت تعیین اهداف و انجام وظایف را بر عهده دارد؛ تا جایی که به کارمندان مربوط می‌شود، آن‌ها شرکایی هستند که به رئیس کمک می‌کنند کار به انجام برسد.

حس مالکیت ایجاد کنیدبا این حال، هر چه مشارکت بیشتری با کارمندان داشته باشید، یعنی درباره کاری که باید انجام شود و بهترین روش انجامش با آن‌ها صحبت کنید، کارمندان حس مالکیت بیشتری نسبت به کار داشته و به تدریج آن را متعلق به خود می‌دانند. وقتی این «انتقال مالکیت» روی می‌دهد، کارمندان باانگیزه‌تر شده و برای انجام درست و به موقع کار مصمم‌تر می‌شوند، ‌زیرا کار اکنون مایملک طبیعی آن‌ها است و به آن‌ها تعلق دارد.‌ کار دارایی‌شان است و در صورت انجام درست کار، بازتابی از قابلیت‌های شخصی آن‌ها است.

وقتی کارمندان کاری که متعلق به خودشان است را انجام می‌دهند، رضایت بیشتری به دست می‌آورند. آن‌ها احساس برنده‌‌ها را دارند. عزت نفسشان افزایش می‌یابد و برای انجام وظایف و مسئولیت‌های جانبی که همان احساس مثبت را به آن‌‌ها می‌دهد، مشتاق‌تر می‌شوند.

وجود این احساس مالکیت در همه افرادی که به شما گزارش می‌دهد، برای ایجاد محیطی با عملکرد عالی حیاتی است.

استفاده از مدیریت موردی هدف شما به عنوان مدیر آزاد کردن 50 درصد عملکردی است که کارمندان درون خود حبس کرده‌‌اند. با انگیزه دادن به آن‌ها برای عملکرد بهتر به این دلیل که خودشان می‌خواهند و نه به این خاطر که مجبورند، به این هدف می‌رسید. به یاد داشته باشید که نمی‌توانید از بیرون به کسی انگیزه دهید. فقط می‌توانید محیطی خلق کنید که بیدارکننده انگیزه درونی فرد برای انجام کار بیشتر و بهتر است.

مدیریت موردی یک ابزار مدیریتی فوق‌العاده است که می‌توان در هر شرایطی از آن استفاده کرد. این ابزار انگیزه‌ای عالی برای افزایش عملکرد است، زیرا اطمینان و شایستگی بیشتری به افراد می‌بخشد. همچنین مدیریت موردی شما را قادر می‌سازد تا کارهای بیشتری انجام دهید و مهارت‌‌ها و استعدادهای شخصی‌تان به عنوان مدیر را چندین برابر کارمندان کنید.

کار را به آن‌ها بسپاریدمدیریت موردی زمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد که وظیفه‌ای را واضح و کامل به شخص دیگری محول می‌کنید. شما و شخص مقابل درباره کاری که باید انجام شود، روش ارزیابی و مهلت سررسید آن صحبت کرده و به توافق می‌رسید. در صورت لزوم، برنامه مشخصی را برای بررسی فرایند در بازه‌های از پیش‌ تعیین‌شده ترتیب می‌دهید. سپس فرد را برای انجام کار تنها می‌گذارید، به جز وقتی که انحرافی از معیارهای مورد توافق صورت گیرد یا مشکلی غیرمنتظره پیش آید.  

کارمند فقط باید انحرافات از برنامه را گزارش ‌دهد. تا زمانی که همه چیز آرام است و کار مطابق برنامه پیش می‌رود، هیچ گزارشی لازم نیست. اگر سخنی از فرد نشنیدید، می‌توانید مطمئن باشید که همه چیز طبق برنامه پیش می‌رود.

برای مثال،‌ وقتی هدف فروش مشخصی مثل 1000 واحد در هر هفته تعیین می‌کنید، فرد مسئول پروژه باید فقط زمانی نزدتان بیاید که فروش هفتگی از 1000 واحد پایین‌تر آمده باشد. در غیر این صورت، کارمند مجبور نیست به شما گزارش دهد. او آزادی و اختیار کامل برای انجام کار به روش خودش را دارد.

با مدیریت موردی می‌توانید روند پیشرفت کار را گهگاه کنترل کنید. اما در مدیریت هدف محور باید در مقابل وسوسه دخالت به هر شکلی مقاومت کنید. هرچه آزادی و مسئولیت‌ بیشتری به کارمندان بدهید تا کار را به روش خودشان انجام دهند، مثبت‌تر و باانگیزه‌تر خواهند شد.

مدیریت موردی نیز مانند مدیریت بر اساس هدف موجب صرفه‌جویی قابل توجهی در وقت می‌شود. وقتی خود را از نظارت و کنترل دائم بر پیشرفت کارها مطابق برنامه خلاص کنید، زمان بیشتری برای انجام وظایف دیگر دارید و وقتی کارمند کارش را به انجام می‌رساند، چنان غرور و رضایتی در خود احساس می‌کند که می‌تواند بگوید «من کار را انجام دادم».

مدیران عالی مدام شرایطی ایجاد می‌کنند که کارمندان احساس کنند کار را شخصا و با حداقل دستورالعمل، هدایت یا نظارت انجام داده‌اند. در نتیجه احساس برنده بودن خواهند داشت. آن‌ها احساسی مثبت و شاد و حتی انگیزه و اشتیاق انجام کارهای بیشتر و به انجام رساندن وظایف بیشتر را خواهند داشت. به عقیده کنفوسیوس نشانه مدیر فوق‌العاده این است که وقتی کار تمام شد، افرادش بگویند «ما انجامش دادیم». مدیریت موردی ابزاری است که می‌توانید برای دستیابی به همه این اهداف مدیریتی به طور منظم از آن استفاده کنید. همچنین مانند مدیریت هدف محور در مورد افرادی که شایستگی‌شان ثابت‌شده بهتر جواب می‌دهد. فقط زمانی از این تکنیک استفاده ‌کنید که افراد توانایی‌ انجام درست و مداوم کار را نشان داده‌اند.

دو نیاز اساسی را تأمین کنیدافراد برای داشتن بهترین عملکرد در دنیای کار دو نیاز اساسی دارند. اولین مورد «نیاز استقلال» است که نیاز به دیده شدن و مورد احترام واقع ‌شدن به‌ عنوان فرد و برجسته شدن برای عملکرد فردی است. افراد نیاز دارند به خاطر موفقیت فردی مورد توجه قرار گیرند و احساس کنند «من خاص هستم».

دومین نیاز هر شخص در محیط کار «نیاز وابستگی» است. افراد دوست دارند بدانند که بخشی از چیزی بزرگ‌تر از خودشان هستند. افراد دوست دارند بخشی از تیم باشند. روانشناس معروف آبراهام مازلو آن را «نیاز تعلق» می‌نامد که نیاز به شناخته شدن و پذیرفته شدن به عنوان بخشی از گروه در محیط کار است.

سازمان‌ها و مدیران خوب محیط‌هایی را به وجود می‌آورند که افراد از یک سو احساس استقلال و اهمیت دارند، اما نیاز به تعلقشان هم با این احساس که بخشی از تیم یا بخشی از سازمانی بزرگ‌تر هستند، تأمین می‌شود. ساختارهای پاداش‌دهی در سازمان‌های عالی به‌ گونه‌ای طراحی شده‌اند که نه تنها به عملکرد مستقل بلکه به عملکرد تیمی هم پاداش دهند.

مدیریت هدف محور و مدیریت موردی دو رویکردی هستند که به کارمندان امکان می‌دهد تا نیاز اساسی خود به استقلال را تأمین کنند که موجب انگیزش آن‌ها برای عملکرد بهتر است.

واگذاری کارها، مهم‌ترین مهارت یک مدیر

مطالب این مقاله از جدیدترین کتاب برایان تریسی درباره واگذاری کارها برداشته شده است.

 واگذاری کارها یکی از مهارت‌های اساسی مدیران مؤثر است. بدون توانایی واگذاری مؤثر و درست، نمی‌توانید استعداد ذاتی خود به عنوان مدیر را آشکار کنید.  

تعریف مدیریت عبارت است از «کسب نتیجه از طریق دیگران». در ذات این تعریف ایده واگذاری مؤثر کارها، وظایف و مسئولیت‌ها به کارمندان نهفته است. توانایی و اشتیاق شما برای واگذاری کارها تعیین‌کننده پیشرفت و موفقیت در کسب‌وکار است.

بسیاری از مدیران به سختی کارها را واگذار می‌کنند. آن‌ها اغلب علاقه‌ای به این کار ندارند یا از انجام آن ناتوان هستند و در نتیجه فرصت‌های پیشرفت خود را محدود می‌کنند. از آنجا که جایگزین واگذاری کارها، انجام شخصی آن است، مدیران مسئولیت‌ها و کارهای زیادی دارند که باید شخصاً انجام دهند و در نتیجه نمی‌توانند همکاری کاملی با سازمان‌هایشان داشته باشند.

فواید واگذاریواگذاری کارها فواید و مزایای متعددی دارد. واگذاری به شما امکان می‌دهد تا حوزه کاری‌تان را از آنچه می‌توانید انجام دهید به آنچه می‌توانید کنترل یا مدیریت کنید، گسترش دهید. به این معنی که در طول روز کاری می‌توانید بر کارهای محدودی تمرکز کنید که فقط خودتان از عهده انجامشان بر می‌آیید.

همچنین واگذاری کارها شما را قادر می‌سازد تا توانایی و لیاقت افراد زیردستتان را نیز ارتقا داده و این استعداد انسانی را شکوفا کنید.

امروزه مدیران با ظرفیت کامل خود کار می‌کنند؛ کارهای آن‌ها از زمانی که برای انجامشان در اختیار دارند، بسیار بیشتر است. مدیر برای انجام همه کارهای مهم باید هر کاری که از عهده دیگران ساخته است را به آن‌ها واگذار کند. این حقیقتی محض در زندگی کاری است.

واگذاری کارها قابل یادگیری استخوشبختانه، واگذاری کارها مهارتی است که می‌تواند بهبود یابد. شما در ابتدا هر مهارتی را با یادگیری روش انجام آن می‌آموزید و سپس مدام تمرینش می‌کنید تا به عادت بدل شود؛ مثل رانندگی.

بسیاری از مدیران هرگز درباره واگذاری کارها آموزش ندیده‌اند، در نتیجه هر بار که رفتار جدیدی را می‌آموزید، در ابتدا احساس ناشی‌گری دارید. با این حال،‌ هر چه بیشتر واگذاری کارها را تمرین کنید، برایتان ساده‌تر می‌شود.

با افسانه‌‌های مانع از واگذاری مؤثر مبارزه کنید
افسانه‌های بسیاری در مدیریت وجود دارد که اغلب مانع از واگذاری کارها توسط مدیران می‌شود. شاید این افسانه‌ها درست یا نادرست باشند، اما موانعی ذهنی برای مدیر هستند. شاید بعضی از این افسانه‌ها و موانع را بشناسید، اما از همه آن‌ها آگاه نیستید. هرگاه واگذارکننده ضعیفی را می‌بینید، احتمالا یک یا چند مورد از این افسانه‌‌ها در کارش وجود دارد. 

افسانه 1: زمان کافی برای واگذاری وجود نداردگاهی افراد آن‌قدر پرمشغله و غرق در وظایف هستند که گمان می‌کنند زمان کافی برای توقف و تشریح کارها برای شخص دیگری را ندارند. آن‌ها فقط می‌خواهند کار را به سریع‌ترین شکل ممکن انجام دهند.

در سایر موارد شاید کار را به شخص دیگری واگذار کنند، اما زمان کافی را به هدایت او و تشریح دقیق کاری که باید انجام شود اختصاص نمی‌دهند. شاید چیزی شبیه به این بگویند «این کار را تا فلان تاریخ انجام بده.» آن‌ها این دستور را معادل با واگذاری کار می‌دانند. اما چنین نیست. این کار مصداق کنار کشیدن است.

احتمالاً این ضرب‌المثل قدیمی را شنیده‌اید که «هیچوقت زمان کافی برای انجام درست کار وجود ندارد، اما همیشه زمان کافی برای دوباره‌ انجام دادنش وجود دارد». به نظر می‌رسد که سازمان‌ها یا شرکت‌هایی با مدیریت ضعیف همیشه در حال دوباره‌کاری و تصحیح اشتباهات و سوءتفاهم‌های ناشی از واگذار نکردن مؤثر کارها هستند.

در واقع، ‌همیشه زمان کافی برای واگذاری مؤثر کارها وجود دارد. از این به بعد، هرگز نگویید که وقتی برای واگذاری شفاف کار ندارید. به یاد داشته باشید که اختصاص زمان برای واگذاری درست کار مؤثرترین راه استفاده از زمان برای کسب نتایج بیشتر و بهتر است.

افسانه 2: کارمند به اندازه کافی شایسته نیستمدیران اغلب توانایی افرادشان را دست‌کم می‌گیرند. اما تنها راه امتحان شایستگی واقعی افراد واگذاری کارهای بیشتر از آنچه قبلا انجام داده‌اند و سپس دادن آزادی عمل به آن‌ها برای اشتباه کردن و درس گرفتن از اشتبا‌هات است. 

افرادتان شما را شگفت‌زده می‌کنند. احتمالا و در کمال تعجب کارمندانتان قابلیت‌هایی دارند که هرگز نمی‌دانسته‌‌اید. وقتی روش بهره‌برداری از توانایی‌هایشان را بیاموزید، نه تنها آن‌ها احساس رضایت بیشتری از کارشان خواهند داشت، بلکه شما نیز به عنوان مدیر کارهای بیشتری انجام می‌دهید که به روند شغلی‌تان کمک می‌کند.

افسانه 3: اگر می‌خواهید درست انجام شود، باید شخصا انجامش دهیداین سوءتفاهم با نتیجه منطقی‌اش ضامن شکست در مدیریت است. اگر واقعا باور داشته باشید که باید همه کارها را شخصا انجام دهید و بخواهید که کار را به موقع و با استاندارد کیفی قابل‌قبول انجام دهید، کارهای بیشتر و بیشتر و وقت کمتر و کمتری خواهید داشت. این افسانه باعث عقب‌ماندگی شده و شما را محکوم می‌کند که به جای پیشرفت در مدیریت همواره عملکرد یکسانی داشته باشید.

عدم توانایی در گذر از انجام کار به مدیریت کار، بزرگ‌ترین دلیل شکست افراد در مدیریت است. تمایل طبیعی این است که به گوشه امن خود بازگردید و به جای واگذاری کار شخصا آن را انجام دهید. همواره به خود یادآوری کنید که وظیفه شما مدیریت است نه انجام کار.

افسانه 4: در صورت واگذاری، افراد گمان می‌کنند که در جریان کارها نیستیداغلب، مدیران خودرای هستند. خودمحوری به کارشان گره خورده است. آن‌ها می‌خواهند دیگران فکر کنند که بر کار مسلط‌ هستند و همیشه می‌دانند چه خبر است. بنابراین از واگذاری کارها اجتناب می‌کنند.

با این حال، عکس آن نیز صادق است. هرگز نمی‌توانید بفهمید که همیشه همه‌جا چه خبر است. اما همیشه می‌توانید به افرادی دسترسی داشته باشید که می‌دانند و می‌توانند به سرعت شما را در جریان قرار دهند.

افسانه 5: وقتی در کاری ماهر هستید، باید شخصا انجامش دهیدبسیاری از افراد ماه‌‌ها و سال‌ها را صرف ارتقای مهارتی می‌کنند که آن‌ها را قادر می‌سازد تا پیشرفت کنند، ارتقاء یابند، و کارمند زیردستی داشته باشند. دام این است که انجام درست این کار گوشه امنی ایجاد می‌کند و شما مدام تلاش می‌کنید تا به گوشه امن همان وظیفه آشنای قدیمی بازگردید.  

قانون این کار بسیار ساده است. باید هر کاری که در آن مهارت دارید و می‌توانید به آسانی انجامش دهید را واگذار کنید و سراغ کار دیگری بروید. کسب مهارت در این کار باعث می‌شود پیشرفت کرده و سراغ کار دیگری بروید. اکنون باید کار نخست را به شخص دیگری یاد داده و محول کنید. نباید روی وظایف ساده و معمولی کار کنید که شخص دیگری هم می‌تواند انجامشان دهد.

قانون «70 درصد» را به ‌کار گیرید. اگر شخص دیگری می‌تواند این کار را تا 70 درصد به خوبی شما انجام دهد، کار را به او واگذار کنید. وقتتان را برای انجام کارهای معدودی آزاد کنید که فقط از عهده شما برمی‌آید.

تمایل طبیعی ما این است که به کارهایی عادت کنیم که از آن‌ها لذت می‌بریم، کارهایی که ما را به جایگاه امروزمان رسانده‌اند و بعدها نیز آن‌ها را برای خود حفظ می‌کنیم. برعکس، باید کارهایی که در آن‌ها مهارت دارید را واگذار کنید تا بتوانید به کارهایی بپردازید که به هوش، مهارت و توانایی بیشتری احتیاج دارد.

نقطه شروع واگذارینقطه شروع واگذاری مانند نقطه شروع همه مدیریت‌های موفق این است که قبل از هر اقدامی زمانی را به تامل درباره کار اختصاص دهید. با دقت به کاری که باید توسط شما یا دیگران انجام شود بیندیشید. یک روش خوب این است که اهداف کار مخصوصا کار پیچیده را بنویسید و سپس چک‌لیستی از همه اقداماتی تهیه کنید که باید برای اتمام به موقع کار با کیفیت مطلوب انجام دهید.

بسیاری از مشکلات مدیریت ناشی از عمل بدون فکر است. برعکس، موفقیت در مدیریت معمولاً نتیجه اختصاص زمانی به تامل قبل از هر اقدام است. حوزه‌‌های معدودی وجود دارند که تفکر پیشاپیش در آن‌ها مهم‌تر از حوزه واگذاری است.

آیا باید شخصا انجامش دهید؟باید تصمیم بگیرید که هر کاری را شخصاً انجام دهید، آن را به شخص دیگری در شرکت واگذار کنید یا آن را به متخصصی خارج از شرکت برون‌سپاری کنید. اگر در ابتدا زمانی برای اندیشیدن به کار داشته باشید، فقط می‌توانید چنین تصمیماتی را اتخاذ کنید.

اگر بهتر است، شخصا انجامش دهیدگاهی، این فرض که باید کار را واگذار کنید، اشتباه است؛ بهتر است که شخصا انجامش دهید. در ابتدای دوران کاریم، تبلیغ‌نویس یک آژانس بزرگ تبلیغاتی بودم. در آن شغل، هر کتابی که می‌توانستم درباره تبلیغ‌نویسی حرفه‌ای پیدا کنم را می‌خواندم و به تدریج راهم را به سوی تبلیغ‌نویسی برای مشتریان ملی باز کردم.

امروز می‌توانم تقریبا برای هر موضوعی، هر محصول یا خدمتی تبلیغی سریع، ساده و عالی بنویسم. یکی از کارمندانم ساعت‌ها وقت را صرف نوشتن یک تبلیغ برای وب‌سایت یا سایر موارد تبلیغاتی می‌کند و با این حال نتیجه کارش چندان جالب نیست. اما من می‌توانم همان تبلیغ را ظرف چند دقیقه بنویسم و برای چاپ آماده کنم.

این یکی از آن حوزه‌هایی است که بهتر است خودم تبلیغ را به سرعت بنویسم تا اینکه آن را به شخص دیگری واگذار کنم یا شخصی را خارج از شرکت برای انجامش استخدام کنم.

شخص مناسب را پیدا کنیدبا این حال، اگر مجبورید به جای اینکه خودتان کار را انجام دهید، آن را واگذار کنید، بهترین شخصی که می‌توانید کار را به او واگذار کنید، کیست؟

وقتی کارها را واگذار می‌کنید، مطمئن شوید که آن‌ها را به افراد مناسب سپرده‌اید. واگذاری کاری مهم به شخصی که استعداد و لیاقت انجام آن را از خود نشان نداده است، دستورالعمل بدبختی است. از افرادتان بخواهید که تلاش کنند،‌ اما نه خیلی زیاد.

بسیاری از افراد و سازمان‌‌ها به علت واگذاری کاری مهم به شخصی که توانایی انجام صحیح آن را نداشته، با دردسرهای زیادی مواجه شده‌اند. به یاد داشته باشید که فقط عملکرد گذشته شاخص واقعی عملکرد آینده است. همیشه کار را به شخصی واگذار کنید که بتواند آن را به شکلی سریع و کارا و با بودجه مشخص انجام دهد.

کار را برون‌سپاری کنیدفرضیه دیگری که مدیران دارند این است که کار هرچه باشد، باید شخصی از درون شرکت انجامش دهد. با این حال، امروزه شرکت‌هایی وجود دارند که در کارهای خاصی تخصص دارند و می‌توانید کل کار را به آن‌ها برون‌سپاری کنید تا سریع‌تر، بهتر و ارزان‌تر از شما انجامش دهند.

همه چیز با برنامه‌ریزی آغاز می‌شودشاید بزرگ‌ترین نتیجه‌ای که به عنوان مدیر از آن لذت خواهید برد، ناشی از برنامه‌ریزی باشد. همه برنامه‌ریزی‌ها با کاغذ و خودکار و تهیه فهرستی از کارهایی که باید انجام شود، زمان و روش انجامشان آغاز می‌شود. پس قبل از تصمیم‌گیری درباره واگذاری کار در ابتدا زمانی را به تفکر درباره آن اختصاص دهید و سؤالات مناسبی بپرسید.