واگذاری کارها، مهم‌ترین مهارت یک مدیر

مطالب این مقاله از جدیدترین کتاب برایان تریسی درباره واگذاری کارها برداشته شده است.

 واگذاری کارها یکی از مهارت‌های اساسی مدیران مؤثر است. بدون توانایی واگذاری مؤثر و درست، نمی‌توانید استعداد ذاتی خود به عنوان مدیر را آشکار کنید.  

تعریف مدیریت عبارت است از «کسب نتیجه از طریق دیگران». در ذات این تعریف ایده واگذاری مؤثر کارها، وظایف و مسئولیت‌ها به کارمندان نهفته است. توانایی و اشتیاق شما برای واگذاری کارها تعیین‌کننده پیشرفت و موفقیت در کسب‌وکار است.

بسیاری از مدیران به سختی کارها را واگذار می‌کنند. آن‌ها اغلب علاقه‌ای به این کار ندارند یا از انجام آن ناتوان هستند و در نتیجه فرصت‌های پیشرفت خود را محدود می‌کنند. از آنجا که جایگزین واگذاری کارها، انجام شخصی آن است، مدیران مسئولیت‌ها و کارهای زیادی دارند که باید شخصاً انجام دهند و در نتیجه نمی‌توانند همکاری کاملی با سازمان‌هایشان داشته باشند.

فواید واگذاریواگذاری کارها فواید و مزایای متعددی دارد. واگذاری به شما امکان می‌دهد تا حوزه کاری‌تان را از آنچه می‌توانید انجام دهید به آنچه می‌توانید کنترل یا مدیریت کنید، گسترش دهید. به این معنی که در طول روز کاری می‌توانید بر کارهای محدودی تمرکز کنید که فقط خودتان از عهده انجامشان بر می‌آیید.

همچنین واگذاری کارها شما را قادر می‌سازد تا توانایی و لیاقت افراد زیردستتان را نیز ارتقا داده و این استعداد انسانی را شکوفا کنید.

امروزه مدیران با ظرفیت کامل خود کار می‌کنند؛ کارهای آن‌ها از زمانی که برای انجامشان در اختیار دارند، بسیار بیشتر است. مدیر برای انجام همه کارهای مهم باید هر کاری که از عهده دیگران ساخته است را به آن‌ها واگذار کند. این حقیقتی محض در زندگی کاری است.

واگذاری کارها قابل یادگیری استخوشبختانه، واگذاری کارها مهارتی است که می‌تواند بهبود یابد. شما در ابتدا هر مهارتی را با یادگیری روش انجام آن می‌آموزید و سپس مدام تمرینش می‌کنید تا به عادت بدل شود؛ مثل رانندگی.

بسیاری از مدیران هرگز درباره واگذاری کارها آموزش ندیده‌اند، در نتیجه هر بار که رفتار جدیدی را می‌آموزید، در ابتدا احساس ناشی‌گری دارید. با این حال،‌ هر چه بیشتر واگذاری کارها را تمرین کنید، برایتان ساده‌تر می‌شود.

با افسانه‌‌های مانع از واگذاری مؤثر مبارزه کنید
افسانه‌های بسیاری در مدیریت وجود دارد که اغلب مانع از واگذاری کارها توسط مدیران می‌شود. شاید این افسانه‌ها درست یا نادرست باشند، اما موانعی ذهنی برای مدیر هستند. شاید بعضی از این افسانه‌ها و موانع را بشناسید، اما از همه آن‌ها آگاه نیستید. هرگاه واگذارکننده ضعیفی را می‌بینید، احتمالا یک یا چند مورد از این افسانه‌‌ها در کارش وجود دارد. 

افسانه 1: زمان کافی برای واگذاری وجود نداردگاهی افراد آن‌قدر پرمشغله و غرق در وظایف هستند که گمان می‌کنند زمان کافی برای توقف و تشریح کارها برای شخص دیگری را ندارند. آن‌ها فقط می‌خواهند کار را به سریع‌ترین شکل ممکن انجام دهند.

در سایر موارد شاید کار را به شخص دیگری واگذار کنند، اما زمان کافی را به هدایت او و تشریح دقیق کاری که باید انجام شود اختصاص نمی‌دهند. شاید چیزی شبیه به این بگویند «این کار را تا فلان تاریخ انجام بده.» آن‌ها این دستور را معادل با واگذاری کار می‌دانند. اما چنین نیست. این کار مصداق کنار کشیدن است.

احتمالاً این ضرب‌المثل قدیمی را شنیده‌اید که «هیچوقت زمان کافی برای انجام درست کار وجود ندارد، اما همیشه زمان کافی برای دوباره‌ انجام دادنش وجود دارد». به نظر می‌رسد که سازمان‌ها یا شرکت‌هایی با مدیریت ضعیف همیشه در حال دوباره‌کاری و تصحیح اشتباهات و سوءتفاهم‌های ناشی از واگذار نکردن مؤثر کارها هستند.

در واقع، ‌همیشه زمان کافی برای واگذاری مؤثر کارها وجود دارد. از این به بعد، هرگز نگویید که وقتی برای واگذاری شفاف کار ندارید. به یاد داشته باشید که اختصاص زمان برای واگذاری درست کار مؤثرترین راه استفاده از زمان برای کسب نتایج بیشتر و بهتر است.

افسانه 2: کارمند به اندازه کافی شایسته نیستمدیران اغلب توانایی افرادشان را دست‌کم می‌گیرند. اما تنها راه امتحان شایستگی واقعی افراد واگذاری کارهای بیشتر از آنچه قبلا انجام داده‌اند و سپس دادن آزادی عمل به آن‌ها برای اشتباه کردن و درس گرفتن از اشتبا‌هات است. 

افرادتان شما را شگفت‌زده می‌کنند. احتمالا و در کمال تعجب کارمندانتان قابلیت‌هایی دارند که هرگز نمی‌دانسته‌‌اید. وقتی روش بهره‌برداری از توانایی‌هایشان را بیاموزید، نه تنها آن‌ها احساس رضایت بیشتری از کارشان خواهند داشت، بلکه شما نیز به عنوان مدیر کارهای بیشتری انجام می‌دهید که به روند شغلی‌تان کمک می‌کند.

افسانه 3: اگر می‌خواهید درست انجام شود، باید شخصا انجامش دهیداین سوءتفاهم با نتیجه منطقی‌اش ضامن شکست در مدیریت است. اگر واقعا باور داشته باشید که باید همه کارها را شخصا انجام دهید و بخواهید که کار را به موقع و با استاندارد کیفی قابل‌قبول انجام دهید، کارهای بیشتر و بیشتر و وقت کمتر و کمتری خواهید داشت. این افسانه باعث عقب‌ماندگی شده و شما را محکوم می‌کند که به جای پیشرفت در مدیریت همواره عملکرد یکسانی داشته باشید.

عدم توانایی در گذر از انجام کار به مدیریت کار، بزرگ‌ترین دلیل شکست افراد در مدیریت است. تمایل طبیعی این است که به گوشه امن خود بازگردید و به جای واگذاری کار شخصا آن را انجام دهید. همواره به خود یادآوری کنید که وظیفه شما مدیریت است نه انجام کار.

افسانه 4: در صورت واگذاری، افراد گمان می‌کنند که در جریان کارها نیستیداغلب، مدیران خودرای هستند. خودمحوری به کارشان گره خورده است. آن‌ها می‌خواهند دیگران فکر کنند که بر کار مسلط‌ هستند و همیشه می‌دانند چه خبر است. بنابراین از واگذاری کارها اجتناب می‌کنند.

با این حال، عکس آن نیز صادق است. هرگز نمی‌توانید بفهمید که همیشه همه‌جا چه خبر است. اما همیشه می‌توانید به افرادی دسترسی داشته باشید که می‌دانند و می‌توانند به سرعت شما را در جریان قرار دهند.

افسانه 5: وقتی در کاری ماهر هستید، باید شخصا انجامش دهیدبسیاری از افراد ماه‌‌ها و سال‌ها را صرف ارتقای مهارتی می‌کنند که آن‌ها را قادر می‌سازد تا پیشرفت کنند، ارتقاء یابند، و کارمند زیردستی داشته باشند. دام این است که انجام درست این کار گوشه امنی ایجاد می‌کند و شما مدام تلاش می‌کنید تا به گوشه امن همان وظیفه آشنای قدیمی بازگردید.  

قانون این کار بسیار ساده است. باید هر کاری که در آن مهارت دارید و می‌توانید به آسانی انجامش دهید را واگذار کنید و سراغ کار دیگری بروید. کسب مهارت در این کار باعث می‌شود پیشرفت کرده و سراغ کار دیگری بروید. اکنون باید کار نخست را به شخص دیگری یاد داده و محول کنید. نباید روی وظایف ساده و معمولی کار کنید که شخص دیگری هم می‌تواند انجامشان دهد.

قانون «70 درصد» را به ‌کار گیرید. اگر شخص دیگری می‌تواند این کار را تا 70 درصد به خوبی شما انجام دهد، کار را به او واگذار کنید. وقتتان را برای انجام کارهای معدودی آزاد کنید که فقط از عهده شما برمی‌آید.

تمایل طبیعی ما این است که به کارهایی عادت کنیم که از آن‌ها لذت می‌بریم، کارهایی که ما را به جایگاه امروزمان رسانده‌اند و بعدها نیز آن‌ها را برای خود حفظ می‌کنیم. برعکس، باید کارهایی که در آن‌ها مهارت دارید را واگذار کنید تا بتوانید به کارهایی بپردازید که به هوش، مهارت و توانایی بیشتری احتیاج دارد.

نقطه شروع واگذارینقطه شروع واگذاری مانند نقطه شروع همه مدیریت‌های موفق این است که قبل از هر اقدامی زمانی را به تامل درباره کار اختصاص دهید. با دقت به کاری که باید توسط شما یا دیگران انجام شود بیندیشید. یک روش خوب این است که اهداف کار مخصوصا کار پیچیده را بنویسید و سپس چک‌لیستی از همه اقداماتی تهیه کنید که باید برای اتمام به موقع کار با کیفیت مطلوب انجام دهید.

بسیاری از مشکلات مدیریت ناشی از عمل بدون فکر است. برعکس، موفقیت در مدیریت معمولاً نتیجه اختصاص زمانی به تامل قبل از هر اقدام است. حوزه‌‌های معدودی وجود دارند که تفکر پیشاپیش در آن‌ها مهم‌تر از حوزه واگذاری است.

آیا باید شخصا انجامش دهید؟باید تصمیم بگیرید که هر کاری را شخصاً انجام دهید، آن را به شخص دیگری در شرکت واگذار کنید یا آن را به متخصصی خارج از شرکت برون‌سپاری کنید. اگر در ابتدا زمانی برای اندیشیدن به کار داشته باشید، فقط می‌توانید چنین تصمیماتی را اتخاذ کنید.

اگر بهتر است، شخصا انجامش دهیدگاهی، این فرض که باید کار را واگذار کنید، اشتباه است؛ بهتر است که شخصا انجامش دهید. در ابتدای دوران کاریم، تبلیغ‌نویس یک آژانس بزرگ تبلیغاتی بودم. در آن شغل، هر کتابی که می‌توانستم درباره تبلیغ‌نویسی حرفه‌ای پیدا کنم را می‌خواندم و به تدریج راهم را به سوی تبلیغ‌نویسی برای مشتریان ملی باز کردم.

امروز می‌توانم تقریبا برای هر موضوعی، هر محصول یا خدمتی تبلیغی سریع، ساده و عالی بنویسم. یکی از کارمندانم ساعت‌ها وقت را صرف نوشتن یک تبلیغ برای وب‌سایت یا سایر موارد تبلیغاتی می‌کند و با این حال نتیجه کارش چندان جالب نیست. اما من می‌توانم همان تبلیغ را ظرف چند دقیقه بنویسم و برای چاپ آماده کنم.

این یکی از آن حوزه‌هایی است که بهتر است خودم تبلیغ را به سرعت بنویسم تا اینکه آن را به شخص دیگری واگذار کنم یا شخصی را خارج از شرکت برای انجامش استخدام کنم.

شخص مناسب را پیدا کنیدبا این حال، اگر مجبورید به جای اینکه خودتان کار را انجام دهید، آن را واگذار کنید، بهترین شخصی که می‌توانید کار را به او واگذار کنید، کیست؟

وقتی کارها را واگذار می‌کنید، مطمئن شوید که آن‌ها را به افراد مناسب سپرده‌اید. واگذاری کاری مهم به شخصی که استعداد و لیاقت انجام آن را از خود نشان نداده است، دستورالعمل بدبختی است. از افرادتان بخواهید که تلاش کنند،‌ اما نه خیلی زیاد.

بسیاری از افراد و سازمان‌‌ها به علت واگذاری کاری مهم به شخصی که توانایی انجام صحیح آن را نداشته، با دردسرهای زیادی مواجه شده‌اند. به یاد داشته باشید که فقط عملکرد گذشته شاخص واقعی عملکرد آینده است. همیشه کار را به شخصی واگذار کنید که بتواند آن را به شکلی سریع و کارا و با بودجه مشخص انجام دهد.

کار را برون‌سپاری کنیدفرضیه دیگری که مدیران دارند این است که کار هرچه باشد، باید شخصی از درون شرکت انجامش دهد. با این حال، امروزه شرکت‌هایی وجود دارند که در کارهای خاصی تخصص دارند و می‌توانید کل کار را به آن‌ها برون‌سپاری کنید تا سریع‌تر، بهتر و ارزان‌تر از شما انجامش دهند.

همه چیز با برنامه‌ریزی آغاز می‌شودشاید بزرگ‌ترین نتیجه‌ای که به عنوان مدیر از آن لذت خواهید برد، ناشی از برنامه‌ریزی باشد. همه برنامه‌ریزی‌ها با کاغذ و خودکار و تهیه فهرستی از کارهایی که باید انجام شود، زمان و روش انجامشان آغاز می‌شود. پس قبل از تصمیم‌گیری درباره واگذاری کار در ابتدا زمانی را به تفکر درباره آن اختصاص دهید و سؤالات مناسبی بپرسید.

چقدر خدا داری؟

مرد و زنی نزد شیوانا آمدند و از او خواستند برای بدرفتاری فرزندانشان توجیهی بیاورد.
مرد گفت: “من همیشه سعی کرده‌ام در زندگی به خداوند معتقد باشم. همسرم هم همین طور، اما چهار فرزندم نسبت به رعایت مسایل اخلاقی بی‌اعتنا هستند و آبروی ما را در دهکده برده‌اند. چرا با وجودی که هم من و هم همسرم به خدا ایمان داریم، دچار این مشکل شده‌ایم؟”

شیوانا به آن‌ها گفت: “ساختمان خانه خود را برایم تشریح کنید.”
مرد با تعجب جواب داد: “این چه ربطی به موضوع دارد؟ حیاط بزرگ است و دیوارهای کوتاهی دارد. یک ساختمان بزرگ وسط آن قرار گرفته که داخل آن اتاق‌های بزرگ با پنجره‌های بزرگ، اثاثیه درون ساختمان هم بسیار کامل است. در گوشه حیاط هم انبار بزرگی داریم، آن سوی حیاط هم آشپزخانه و حمام و توالت قرار گرفته است.”
شیوانا پرسید : “درون این خانه بزرگ چه قدر خدا دارید؟”
زن با تعجب پرسید :”منظورتان چیست! مگر می‌توان درون خانه خدا داشت؟”
شیوانا گفت: “بله ! فقط اعتقاد داشتن کافی نیست! باید خدا را در کل زندگی پخش کرد و در هر بخش از زندگی و فکر و کارمان سهم خدا را هم در نظر بگیریم. برایم بگویید در هر اتاق چه قدر جا برای کارهای خدایی کنار گذاشته‌اید؟ آیا تا به حال در آن منزل برای فقیران مراسمی برگزار کرده‌اید؟ آیا از آن آشپزخانه برای پختن غذا برای در راه مانده‌ها و تهی‌دستان استفاده‌ای شده‌است؟ آیا پرده‌ای که به پنجره‌ها آویخته‌اید نقشی خدایی بر آن‌ها وجود دارد؟ بروید و ببینید چه قدر در زندگی خودتان خدا را پخش کرده‌اید و رد پای خدا را در کجاهای منزلتان می‌توانید پیدا کنید. اگر چهار فرزند شما به بی‌راهه کشانده شده‌اند، این نشان آن است که در آن منزل، حضور خدا را کم دارید. اعتقادی را که مدعی آن هستید به صورت عملی در زندگی‌تان پخش کنید، خواهید دید که نه تنها فرزندان‌تان بلکه بسیاری از جوانان و پیروان اطراف شما هم به راه راست کشانده خواهند شد.”

نویسنده: فرامرز کوثری

راه های جدید و شگفت‌انگیز کسب درآمد

مجله خلاقیت 29 نویسنده: جفری گیوتمر ترجمه: لیلا طباطبایی

اشاره:
جفری گیتومر، مدرس افسانه‌ای فروش در جدیدترین مقاله خود وضعیت فروشندگان را در عصر اینترنت بررسی می‌کند

مجله اسلیت مقاله‌ای از لدبتر نوشته در مورد شمار روزافزون فروشندگان از کار برکنار شده با عنوان «مرگ یک فروشنده». این کاستی نگران‌کننده در تعداد فروشندگان و چگونگی بروز آن، به توضیح درباره مشکلات اقتصادی آمریکا اشاره می‌کند.

لدبتر می‌گوید هزاران فروشنده شغل خود را به دلیل وجود اینترنت از دست داده‌اند و گفته او نیز صحیح است. او این فروشندگان را «خرده‌فروش» نامید.

فروش مستقیم B2C یا ((Business to Consumer یک روند غیر قابل انکار در اینترنت است. جمعه سیاه (جمعه بعد از روز شکرگزاری که معمولا در اواخر ماه نوامبر قرار دارد و آن را شلوغ‌ترین روز فروش نامیده‌اند) اکنون یک رقیب دارد: دوشنبه مجازی (دوشنبه بعد از جمعه سیاه که در آن روز خریدهای آن‌لاین فراوانی انجام می‌شود) و در این میان دوشنبه مجازی برنده میدان است. (فروش بیشتری دارد).

مردم به دلایلی مانند راحتی، قیمت و در دسترس بودن خرید آن‌لاین انجام می‌دهند. مردم آن‌لاین خرید می‌کنند تا مجبور به رانندگی تا مغازه‌ها و مراکز خرید و چانه زدن با فروشندگان نشوند.

امروزه اقلامی مانند: کتاب، آلبوم‌های موسیقی، وسایل الکترونیکی، لوازم خانگی، کفش، لباس، تجهیزات پزشکی، مبلمان، و هدایایی از هر نوع، از شرکت‌های مختلفی در سراسر دنیا، توسط میلیون‌ها نفر و بدون دخالت هیچ فروشنده‌ای خریداری می‌شود.

مردم روز به روز به خرید آنلاین بیشتر روی می‌آورند و این به معنی کاهش شغل‌های خرده‌فروشی‌ست. اما... آیا این واقعا بر اقتصاد تاثیر می‌گذارد؟ خیر!

فروش به طور کلی در حال افزایش است؛ بنابراین اقتصاد با یا بدون وجود فروشندگانی که در حال جایگزین شدن هستند تغییری نخواهد کرد (یا حتی بهتر نیز خواهد شد). می‌توان اسم این را «پیشرفت» نامید.

و این علاقه به خرید آنلاین به وسیله اخباری که شرکت‌های آنلاین از قدرت سرویس‌دهی خود منتشر می‌کنند تشدید می‌شود. زاپوس دات کام (یک سایت فروش لباس و کفش) و آمازون نمونه‌های کلاسیک در این زمینه هستند. اکنون بعضی از شرکت‌ها هم فروش سنتی و هم فروش آنلاین دارند. اگر از مدیران اجرایی آن شرکت‌ها بپرسید که کدام نوع را ترجیح می‌دهند، من به شما می‌گویم که ترجیح آن‌ها با فروش آنلاین خواهد بود.

خرده‌فروش آن‌لاین می‌تواند یک محصول را ارزان‌تر از فروشنده سنتی بفروشد، زیرا به دلیل کمتر بودن یا عدم هزینه اجاره مکان و دستمزد فروشنده متحمل سربار کمتری نسبت به نوع سنتی مشابه خود است.

این لزوما خبر بدی نیست. این فقط یک خبر است و بهتر است فروشندگان به آن توجه کنند. اقتصاد با نبود فروشندگان آسیبی نمی‌بیند.

اکنون زمان این رسیده است که فروشندگان به مطالعه درباره بازار بپردازند و ببینند در کجا امکان استفاده از فرصتی بلندمدت را خواهند داشت. این فرصت‌های موجود را همراه با علاقه‌هایی که در زمینه‌های خاص دارند ترکیب کنند و تصمیم بگیرند که بهتر است چه کاری انجام دهند.

اکنون زمان سپاسگزاری و شادی است -نه زمان گله کردن، دست‌پاچه یا پشیمان شدن. اکنون زمان این است که برای یک سال و حتی ده سال خود برنامه‌ریزی کنید.

شغل‌های مرتبط با فروش هرجایی که اقتصاد اقتضا کند رشد خواهد کرد. بهداشت و درمان درحال رشد است چرا که جامعه درحال پیر شدن است. می‌توانید از این‌جا شروع کنید. تکنولوژی گسترش خواهد یافت و شغل‌های خاصی برای فروش ایجاد خواهد کرد. نگاهی به پتانسیل‌های موجود در این زمینه بیندازید و اینترنت هم به دلیل رشد غیرقابل انکار خود، همه نوع شغلی به خصوص شغل‌های مربوط به فروش ایجاد خواهد کرد. افرادی که شغل‌شان را در فروش لباس از دست داده‌اند باید به کلمات جستجو شده رایج در گوگل برای به روز کردن اطلاعات خود دقت بیشتری کنند. گوگل یک شرکت نیست؛ بلکه یک جامعه و یک فرهنگ است.

آقای لدبتر در مقاله خود تنها به بخش خرده فروشی پرداخت و به بخش بزرگ‌تر توجهی نکرد. این درست است که تعدادی از شغل‌ها منسوخ خواهند شد اما در پی آن ده برابر شغل امکان ایجاد شدن پیدا خواهد کرد.

نسخه اصلی ماجرای «مرگ یک فروشنده» در سال 1940 توسط آرتور میلر منتشر شد. داستان درباره یک پسر منفی‌نگر به نام ویلی بود که از تغییر دادن روش‌های خود متناسب با تغییرات جامعه امتناع می‌ورزید. او در نهایت شکست خورد و از دنیا رفت و به همین ترتیب اگر شما هم از اتفاقات دوروبرتان مطلع نباشید، همین اتفاق برای شما هم خواهد افتاد.

کسب‌وکار آنلاین هم یک انقلاب و هم یک تحول است. قاتل شغل نیست -بلکه اشتغال زاستو به شما و من به عنوان یک مشتری این امکان را می‌دهد که بدون مصرف 3 دلار گازوئیل یا ناچار بودن برای پیدا کردن پارکینگ در روزهای تعطیل که کار مشکلی است تنها با کلیک کردن خرید مورد نظر خود را انجام دهید.

و بله، سنت‌ها همچنان وجود دارند؛ هنوز هستند کسانی که عاشق خرید کردن از مغازه‌ها هستند. کسانی که کتاب‌های بزرگ را به کتاب‌های الکترونیکی ترجیح می‌دهند و کسانی که دوست دارند قبل از خرید هر چیز، آن را لمس کنند. اما آن‌ها (و من) در حال پیر شدن هستیم.

افراد زیر 20 سال اینترنت را اولین منبع برای ارتباطات، خرید و دانلود کردن می‌دانند. به خرید آنلاین عادت کنید، فرصت‌های فروشی که ایجاد می‌شود درک کنید و از آن‌ها بهره‌مند شوید. اگر شما این کار را نکنید، به زودی دیگران از شما (به عنوان مشتری) چنین استفاده‌هایی خواهند برد.