مشکلات ناشی از تعویض کارکنان

مترجم: هوتسا عسگری نسب
تعویض افراد گروهی که روی یک پروژه کار می‌کنند خود باعث بروز مشکلاتی می‌شود.

ارائه کار عالی در شرایطی که همواره اعضای گروه در آمد و رفت هستند، بسیار دشوار است. با وجود تعویض دائمی کارمندان، بالا نگه داشتن روحیه گروه و حفظ دانش و مهارت‌های لازم برای انجام کار، سخت است.
اما بعضی مواقع شرکت‌ها هیچ چاره ای به جز تعویض کارمندان ندارند و احتمالا در طی انجام یک پروژه، به افراد مختلفی نیاز دارند. برای مثال در ابتدا از طراحان و سپس از متخصصان اصلی کمک می‌گیرند . به‌علاوه ممکن است تمامی اعضای گروه در آن واحد در دسترس نباشند یا اینکه کارمندان به دلیل اخراج و ادغام شرکت‌ها دائما در آمد و رفت باشند.
ضمنا بعضی از مدیران، اعضای گروه را در حالت تعلیق نگه می‌دارند و گاهی نیز افراد را به صورت چرخشی در بخش‌های گوناگون به کار می‌گیرند یا کارمندان را به دلیل سرقت و رفتارهای ناشایستی که احتمال دارد در اثر ارتباط نزدیک و چشم‌پوشی از خطاهای یکدیگر پیش بیاید، اخراج می‌کنند.
شرکت‌ها چطور می‌توانند با چنین شرایط بی‌ثباتی بهترین عملکرد را داشته باشند؟ در ذیل به رایج‌ترین مشکلاتی که چنین شرکت‌هایی با آن مواجه هستند اشاره می‌کنیم و همچنین به ارائه راهکارهایی برای حل مشکلات موجود می‌پردازیم.
نبود آگاهی با رفتن کارمندانی که برای مدت طولانی با یک گروه همکاری می‌کنند، اطلاعات کسب شده از ماموریت گروه و نحوه انجام کار کاملا از بین می‌رود.
و اما راه حل: تا جایی که امکان دارد وظایف اعضای گروه را مشخص کنید تا دیگر احتیاجی به یادگیری تخصص‌های گوناگون نباشد.
یک گروه پزشکی را در نظر بگیرید. در بیمارستان‌ها برای تک‌تک پزشکان و پرستاران وظایفی مشخص شده است که دقیقا با شیوه و مهارت‌های اکتسابی در دانشکده پزشکی مطابقت دارد، بنابراین پرستاران دیگر لازم نیست پس از استخدام، مسائل تخصصی همچون نحوه کار در اورژانس یا مراقبت از یک بیمار خاص را فرا بگیرند.البته تمام سازمان‌ها نباید از کارمندان خود توقع مهارت‌های خاص داشته باشند. بنابراین مدیران بهتر است روش‌های معمول و خاصی را برای کارمندان در نظر بگیرند و سپس به آموزش تازه‌واردان بپردازند.
راه حل دیگر: مطمئن شوید که گروه اعضای ثابتی دارد. همچنین به‌دنبال افرادی با معلومات بالا باشید و از آنها برای انجام کار‌ها و راهنمایی اعضای جدید استفاده کنید. برای مثال یک شرکت نرم‌افزار کامپیوتری به دلیل ریزش در بخش پشتیبانی فنی به مشاغل تخصصی تر نیاز پیدا کرد. گروه، دو نقش مشخص داشت: مدیری که عملیات اجرایی را اداره می‌کرد و شخص کاردانی که با جنبه‌های‌ فنی کار آشنایی داشت و در صورت نیاز با تازه‌کاران مشاوره می‌کرد.
فکر متفاوت
گروه‌های کارآمد نگاه مشترکی به مشاغل دارند مانند نحوه برخورد کارکنان با کار و ارتباط با یکدیگر. اما در صورت تغییر دائم اعضای یک تیم، توسعه و حفظ این رویکردهای مشترک دشوار است.راه‌حل‌های متعددی وجود دارد.یکی از روش‌ها، مستقل کردن نقش اعضای گروه تا حد امکان است تا دیگر نیازی به تغییر در طرز تفکر‌های یکپارچه موجود در سازمان نباشد.
روش دیگر، مشابه راه‌حل ارائه شده در بخش نبود آگاهی است، با این رویکرد کارکنان با پیروی از یک روال عادی صاحب تلقی مشترک و رسمی از سازمان می‌شوند.در همین راستا، مدیران باید سیستم‌های علمی مدیریت را جهت ذخیره کردن اطلاعات گروه فراهم کنند. برای مثال یک گروه مهندسی باید پیشرفت پروژه و همچنین وظایف و مسوولیت‌های اعضای تیم را در جدولی ثبت نماید و مدیران منابع انسانی هم باید وظایف و تکالیف کارمندان را که فراتر از شرح وظایف موجود می‌باشد با وجود پیشرفت در کار یادداشت کنند.
برای درک بهتر این ایده در عمل، بار دیگر شرکت پشتیبانی فنی نرم افزار را در نظر بگیرید. در ابتدا شرکت از گروه‌های بزرگتر مانند متخصصان پایگاه داده‌ها، متخصصان شبکه و برنامه نویسان شروع کرد و آنها را به واحدهای کوچک‌تری نظیر طراحی گرافیک، پایگاه داده‌های خاص و دستوری تبدیل کرد و گروه‌های جدیدی را به وجود آورد. تازه‌واردان یک دوره سه هفته‌ای آموزش در زمینه فنی محصول، فرهنگ و ارزش‌های شرکت می‌گذراندند، همچنین زمانی را هم به فراگیری روند حل مشکلات متداول اختصاص می‌دادند و تمام مراحل کاری با مشتری‌ها را نیز ثبت می‌کردند. در این صورت اگر مشتری با هر فردی در سازمان تماس بگیرد فورا بر اساس مدارک موجود به کار وی رسیدگی می‌شود.
کارمندان همچنین به پایگاه اطلاعات کامپیوتری دسترسی دارند- اطلاعاتی نظیر مقالات فنی، راهنما، مدارک آموزشی و راهکارهای پیشین برای حل مشکلات- و همچنین مسوول ثبت فعالیت‌های ماهانه هستند. سپس گروه دیگری مطالب را بررسی می‌کند و هر مقاله‌ای را ارجاع متقابل می‌کند.
عدم تعهد
افرادی که زمان کوتاهی را با گروه همکاری کرده باشند قطعا نسبت به تیم و کار، تعهدی احساس نمی کنند. ضمنا کارمندان با سابقه مایل نیستند به دلایلی تاوان اشتباهات تازه‌واردان را بدهند.و اما پاسخ؟ اطمینان حاصل کنید که وظیفه تک تک اعضای گروه بر اساس انگیزه پایه‌ریزی شده باشد.
به عنوان مثال گروه‌های پرستاری در بیمارستان نوعا طبق برنامه یا در شرایط اضطراری تعویض می‌شوند.
اوایل تیم‌های پرستاری به پرستارانی نیاز داشتند که وظایف خاصی را همچون نظارت بر تجویز دارو، بازبینی و یادداشت تمام علائم حیاتی بیمار برای تمامی بیماران بخش انجام بدهند، اما در حال حاضر یک پرستار، مسوول هماهنگی و سرپرستی تمام جنبه‌های مراقبتی گروه کوچکی از بیماران است. سرکشی به بیماران احساس مسوولیت و خوشنودی مضاعفی به پرستار می‌دهد تا برای ایجاد انگیزه در بیماران بهتر کار کند .
با «منفعت طلبان بی‌تعهد» چه باید کرد؟ اعضای گروه می‌دانند که این افراد برای مدت طولانی در سازمان نمی‌مانند. شرکت نرم افزار با این مشکل در بخش پشتیبانی فنی سروکار داشت و اعضای گروه را مجبور کرد عملکردشان را به صورت روشن اعلام کنند. تمام اعضای گروه در جلسات هفتگی در یک فضای باز در کنار همدیگر، خیلی صمیمی می‌نشستند و در مورد آمار و فراخوانی‌های گروه بحث می‌کردند. کارمندان جدیدی که به سرعت خود را با اصول وفق ندادند (با شرایطی چون سطوح کاری از پیش تعیین شده یا کمک کردن به همکاران) برای مدت زیادی نتوانستند در سازمان دوام بیاورند.
عدم انسجام
به دلیل تغییر دائمی اعضا، کارمندان نمی‌توانند احساس هماهنگی با دیگر افراد گروه داشته باشند و در نتیجه راندمان کار پایین می‌آید. و اما راهکار پیشنهادی: سعی کنید با کارمندانی که کار مشابه انجام می‌دهند در تماس باشید. مادامی‌که اعضای گروه در آمد و رفت هستند معمولا تعداد کارمندانی که در یک شرکت کار مشترکی انجام می‌دهند ثابت‌تر است.
بهترین مثال در این مورد، مربوط به یک شرکت بزرگ بیمه دارایی و خسارت است که مقدار قابل توجهی از سرمایه‌اش را به هنگام رکود اقتصادی سال2001 از دست داد. انجمن سازمان صنعتی تصمیم به بازسازی بخش فناوری اطلاعات کرد و گروه‌های متغیری تشکیل داد تا کارمندان بتوانند روی پروژه‌های مختلف کار کنند؛ اقدامی که در آخر با تضعیف روحیه و کاهش همبستگی پایان یافت. یک شکایت بارز این بود «طی سال گذشته پنج مدیر مختلف داشتیم، پس چه کسی مسوول است؟»
قرار دادن گروه‌های ثابتی از کارمندان با مجموعه مهارت‌های مشابه مانند تحلیلگر بازرگانی و مدیریت پروژه که به آن مرکز تجربه می‌گویند، از راه‌حل‌های شرکت است. مدیری که مسوول نظارت بر استخدام افراد است، اعضا را برای این مرکز انتخاب می‌کند و همچنین هویت را با سازمان‌ها و مراکز کار توسعه می‌دهد. برای مثال اعضای گروه برای انجام پروژه‌های مورد نیاز انتخاب می‌شوند اما به عنوان یک گروه در فعالیت‌هایی نظیر آموزش مداوم، جلساتی خارج از شرکت و اجتماعاتی شرکت می‌کنند و می‌توانند مطالبی را که طی انجام پروژه یاد گرفته‌اند با هم در میان بگذارند.
تنها با گذشت چهار سال از تاسیس چنین مرکزی، سازمان از ساختار خوبی برخوردار است و این مرکز به توسعه گروه‌های منسجم کمک کرده است.

موضوع : چند قانون مهم

قانون گاو

 گاو سرشو می‌اندازه پایین و کار خودشو انجام میده، کاری نداره کسی چی میگه! از شاخش هم استفاده نمی‌کنه، چون بهترین شاخ زن‌ها رفتند توی میدان گاو بازی و نابود شدند.

برای مثال شما قصد داری به عیادت کسی در بیمارستان بری، بهترین راه اینه که راه خودت را بگیری و مستقیم وارد بخش بشی و به کسی هم توجه نکنی، حالا مثلا اگر از نگهبان بپرسی که "الان ساعت ملاقات هست؟" یا این که "می‌تونم برم تو؟" اگر هیچ مشکلی هم وجود نداشته باشه، نگهبانه برای اینکه قدرت خودشو بهت نشون بده جلوت را می‌گیره. این قانون در جاهایی که قوانین مسخره و دست و پا گیر داره هم کاربرد داره، یعنی خیلی موانع قانونی (یا بهتر بگم سنگ اندازی‌ها) در مرحله آغازین کارها بیشتر جلوه می‌کنند، وقتی شما بی‌توجه به همه‌ آنها کارت را آغاز کردی، اکثر آنها خود به خود کنار می‌روند یا افراد مجبور میشن خودشونو با شما وفق بدن. در کل این قانون (قضیه) در جوامعی مثل جامعه ایران که فضولی در کار دیگران امری  پسندیده‌ای محسوب می‌شود بسیار کاربرد دارد

 

قانون سگ !

 
سگی شما رو دنبال کرده و شما فقط یه قرص نان دارید، اگر کل نان را جلوش بندازید، زود می‌خوردش و بعدش به شما حمله می‌کنه، پس بهترین کار اینه که نان را تکه تکه بهش بدین تا زمانی که به جای امنی برسید.

مثلا می‌دانید که طرح یک پروژه یک ماه طول می‌کشه، اما اگر به کارفرما بگویید یک ماه، شاکی میشه و فحش میده، شایدم رفت و کار را داد به یکی دیگه، پس کار را در چند مرحله بهش تحویل می‌دهید. مثلا هفته اول سایت پلان، به همراه پلان اولیه، هفته دوم پلان نهایی و الا آخر! اینطوری طرف شاکی نمیشه که هیچ، کلی هم ذوق می‌کنه که تو جریان پیشرفت کار قرار داشته!

 

 

قوانین خر!!!


قانون اول:

هرگاه خری در یک کنج مثلث و منبع غذا در کنج دیگری باشد، خر مورد نظر همیشه مسیری را طی میکند که از یک ضلع مثلث می‌گذرد.

نتیجه گیری: در دبیرستان می‌گفتند که این یعنی خر هم می‌فهمه که اون راه نزدیکتره، اما در اصل اینه که همیشه کوتاه‌ترین راه، بهترین راه نیست و فقط خر کوتاه‌ترین راه را انتخاب می کنه!

 

قانون دوم:

هرگاه خری در فاصله مساوی بین دو منبع غذایی قرار گرفته باشد. آنقدر بین انتخاب نزدیکترین منبع تردید می‌کند و به سمت هیچکدام نمی رود تا از گرسنگی بمیرد!

نتیجه گیری: خیلی وقت‌ها تصمیم گیری بین دو یا چند گزینه در نتیجه عمل تاثیر چندانی نمی‌گذارد، پس تا فرصت نگذشته سریعتر تصمیم‌گیری کنیم.

 

قانون سوم:

هرگاه در مسیری دو خر از روبرو (شاخ به شاخ) به یکدیگر برسند، و مسیر به قدری تنگ باشد که این دو باید کمی از وسط جاده کنار رفته، به دیگری راه بدهند تا بتوانند رد شوند، هیچکدام از خرها از جای خود تکان نمی‌خورند.

نتیجه گیری: خیلی وقت‌ها برای رسیدن به نتیجه مطلوب بایستی به طرف مقابل امتیاز بدهید، به بازی "بُرد ـ بُرد" بیاندیشیم، سیاستمدار باشیم، دور از جون و بلا نسبت شما، خر نباشیم

دو بار بد قولی

چندی پیش در یکی از جلسات ، یکی از اعضا خاطره جالبی از سفرش به ژاپن نقل کرد. این خاطره جالب شاید یکی از دلایلی باشد که نشان میدهد چرا ژاپن درحال پشت سرگذاشتن همه قدرت‌های صنعتی در دنیا است.
وی گفت:
ژاپن که بودم یه روز دوشنبه رفتم سر کار دیدم تو خیابون پر پلیس و شلوغه؛ وضع غیر عادی بود. یه کم پرس و جو کردم دیدیم یکی خودکشی کرده. البته اینقدر تو ژاپن خودکشی زیاد بود که دیگه خیلی جای تعجب نداشت. پرسیدم: چرا طرف خودکشی کرده؟ فهمیدم طرف مهندس پیمانکار یه ساختمان بوده. قرار بود روز جمعه ساختمان رو طبق قرارداد تحویل صاحبش بده.
روز جمعه ساختمان کارش تموم نشده بود مهندس پیمانکار از صاحب ساختمان دو روز شنبه و یکشنبه مهلت میخواد که ساختمان رو ساعت هشت روز دوشنبه اول روز کاری بهش تحویل بده.
تو این ۴۸ ساعت مهندس و تیمش هر کاری می‌کنند نمی‌توانند کارهای نیمه تمام ساختمان رو تمام کنند و ساختمان رو آماده تحویل کنند.
روز دوشنبه که صاحب ساختمان برای تحویل خونه میاید با جسد حلق آویز شده مهندس پیمانکار مواجه می‌شه. حالا نکته جالب اش می دونی واسه من چی بود؟

این ساختمان فقط نصب پریز برق و نظافتش مونده بود. به دوستان ژاپنی به تعجب می‌گفتم این چه آدمی بود خب چرا خودکشی کرده برای همچین موضوع کوچکی. این دیگه خودکشی نداره که.آنها با دهان باز نگاه می‌کردند می‌گفتند خودکشی نداره؟ این آینده شغلی‌اش به پایان رسیده بود. دو بار زیر قولش زده دیگه کسی بهش کار نمیداد