سید امیرحسین اخوت - مشاور تجاری‌سازی و طراحی مدلهای تجاری
جدا از نوع شغل و حرفه، اکثر افراد به دنبال افزایش بهرهوری در طول روز کاری خود میباشند.
شاید بتوان گفت در حال حاضر یکی از بهترین استراتژیها، کاهش همه چیز میباشد! برای مثال کاهش تعداد فعالیتهای یادداشت شده در لیست کارهای روزانه به حداکثر شش عدد!
یک روز پربازده و انجام وظایف تعیین شده توسط شخص، تأثیر مثبت فوقالعادهای بر روی انرژی و روحیه می‌گذارد، ولی بر خلاف باور عموم، همه چیز تیک زدن تسکها و فعالیتهای روزانه نیست. بلکه مهمتر از آن، کاهش تعداد فعالیتهای روزانه به کمترین تعداد و درعین حال تمرکز بر مهم‌ترین آن میباشد.
با در نظر گرفتن 7 مورد زیر، بهرهوری خود را به شکل قابل‌توجهی افزایش دهید:
1. فهرست وظایف روزمره خود را کوچک‌تر کنید
پر کردن کل هشت ساعت کاری از فعالیتها و وظایف و انجام فقط تعدادی از آنها، تأثیر منفیِ محسوسی بر روی روحیه شما خواهد گذشت. در صورت اینکه با کاهش موارد لیست وظایف خود (To-Do List) به تعداد حداکثر شش عدد و تمرکز بر فعالیتهای کلیدی و تأثیرگذار، تأثیر به مراتب بیشتری خواهید داشت.
2. استراحت کنید
آیا میدانستید ساعتها طولانی کار کردن و در نتیجه سر درد، نشانه مصرف بیش از حد گلوکز توسط مغز و در نتیجه هشدار به شما در جهت استراحت میباشد؟ برای این که بازده کاری خود را افزایش دهید، بهتر است پس از زمان مشخصی (که نظریههای گوناگونی وجود دارد)، حتماً استراحت نمایید. پیادهروی، نوشیدن آب، تغذیه بدن، تنفس عمیق و ... به شارژ مجدد انرژی شما خواهد انجامید.
3. از قانون 20/80 پیروی کنید
این قانون، در مورد فعالیتهای شخصی شما هم صادق است. تقریباً اکثر افراد با این قانون آشنا هستند، ولی با این حال کمتر مورد توجه قرار میدهند: 20 درصد فعالیتهای شما، 80 درصد نتایج شما را رقم میزند.
به زبان دیگر، شما میبایست کلیدیترین و تأثیرگذارترین فعالیتهای خود (که همان 20 درصد میباشد) را شناسایی کرده و تمرکز اصلی خود را بر روی آنها قرار دهید.
این اقدام، مکمل مورد شماره یک میباشد. شما با تمرکز بر فعالیتهای کلیدی خود، لیست وظایف روزمره خود را نیز کاهش خواهید داد.
4. ازفناوری استفاده نکنید!
شاید عنوان این مورد، کمی اغراقآمیز باشد، ولی منظور آن است که در فناوری و تأثیرات آن غرق نشوید. وسوسه استفاده از شبکههای اجتماعی، چک کردن ایمیلها و پیامهای رسیده، وبگردی، خواندن پیامکهای رسیده به تلفن همراه شما و ... از قاتلین بهرهوری شما هستند.
شما میتوانید در صورت این که برنامه روزانه خود را تا حدی پیش بردید، به عنوان تشویق، زمان خاصی را به این نوع فعالیتها اختصاص دهید. هم چنین شاید بهتر باشد که زمان و ساعت خاصی را برای به‌کارگیری این نوع فناوری در نظر گرفته تا از وسوسه بررسی مداوم ابزارهای ارتباطی خود جلوگیری به عمل آورید.
5. از فناوری استفاده بکنید!
با مورد قبل تناقض دارد!؟ درست است، ولی منظور این است که از فناوری و ابزارهای خودکارسازی بهترین استفاده را نمایید.
برای مثال، آیا از بمباران ایمیلی و انباشته شدن صندوق پست الکترونیکی خود کلافه شدهاید؟ میتوانید در تنظیمات پست الکترونیک خود، ابزار فیلترینگ آن را فعال کرده تا ایمیلهای شما به شکل خودکار وارد فولدرهای مربوطه گردد.
6. از تکنیک و نرمافزار پومودرو استفاده کنید
این تکنیک، میگوید شما (برای مثال) 25 دقیقه کاملاً متمرکز بر روی فقط یک فعالیت بوده، سپس 5 دقیقه استراحت نمایید. به بیان دیگر، این تکنیک تاکید بر تمرکز بر روی فقط یک فعالیت در زمان مشخص و تعیین‌شده‌ای و سپس استراحت پس از آن دارد، هم چنین مخالف نگرش انجام همزمان چند کار در کنار یکدیگر (Multitasking) میباشد.
برای تکنیک فوق، نرمافزارهای رایگان زیادی وجود دارد. تقریباً در اکثر این نرمافزارها، امکان تغییر ساعت پیشفرض آن و زمان استراحت وجود دارد. برای مثال زمان کار که معمولاً در نرمافزار بر روی 25 دقیقه تنظیم شده است را میتوان بر روی 45 یا 90 دقیقه تنظیم نمود.
7. اقدام کنید
مقاله های بسیار زیادی درباره افزایش بهرهوری، مدیریت زمان و ... وجود دارد، ولی مهمتر از آن، مطالعه یک مقاله و برنامهریزی در جهت اجرای تکنیکها و استراتژیهای آن میباشد. به بیان دیگر، شما نه تنها نباید خود را در معرض بمباران اطلاعات قرار دهید، بلکه میبایست یک مقاله را یا تکنیک را پس از انتخاب، بارها مطالعه و تمرین نمایید.
در ورزشهای رزمی، یک ایده پایهای وجود دارد: شما لازم نیست هزاران تکنیک را آموزش ببینید، شما کافی است دوازده تکنیک را آموزش دیده، ولی هزاران بار آن را اجرا و تمرین نمایید.
پس به منظور مبارزه کردن با عادتهای قدیم خود، همین امروز یکی از تکنیکهای بالا را انتخاب و بارها و بارها آن را اجرا کرده تا تبدیل به یکی از عادتهای اساسی شما شود.