روزانه های مدیریت!
ممکن است شما از شکست خوردن نا امید و مایوس شوید ولی اگر امتحان نکنید، فنا خواهیدروزانه های مدیریت!
ممکن است شما از شکست خوردن نا امید و مایوس شوید ولی اگر امتحان نکنید، فنا خواهیداستراتژی ما «مرده» است
مترجم: مریم انصاری
پرسش
از من اخیرا درخواست شد تا عضو بخش برنامه‌ریزی استراتژیک حوزه خود شوم. از آنجا که این حوزه بالنسبه بزرگ است، امکان اینکه تمام کارکنان را در این فرآیند شرکت دهند نیست.
به نظر من برنامه‌ریزی استراتژیک بسیار حائز اهمیت است، اما به نظر می‌رسد تمام تلاشی که در سال‌های گذشته در این زمینه شده، به هدر رفته است. اسناد مرتبط با برنامه‌ریزی استراتژیک در ظاهر در عقب کشو قرار گرفته و بلا استفاده مانده‌اند و گمان می‌کنم اکثر کارکنان حتی فتوکپی‌هایشان را نخوانده‌اند.
با توجه به زمان و انرژی زیادی که ما بر سر این فرآیند می‌گذاریم، می‌توانید شیوه‌هایی را پیشنهاد کنید که این فرآیند را مثمر ثمر کند؟
پاسخ
آنچه که شما توصیف می‌کنید احتمالا در سازمان‌هایی که به برنامه‌ریزی استراتژیک می‌پردازند، امری طبیعی است. کم اتفاق می‌افتد که برنامه‌هایی که در هر زمینه‌ای ریخته شده‌اند «احیا شوند».
برای اینکه دلیل این مساله را بفهمیم باید گامی در جهت تغییر وضعیت برداریم. برنامه‌ریزی استراتژیک می‌تواند یکی از ستون‌های اصلی فعالیت‌های سازمانی - در جهت: آگاهی دادن از تصمیم‌گیری‌ها (برای مثال آنچه باید انجام شود، آنچه نباید انجام شود)، کمک کردن به کارکنان برای مشخص کردن واحد کاری و همچنین اهداف کارمندی، آگاهی دادن از پیشرفت کارکنان و خصیصه‌های فردی و ایجاد بستری برای پیشرفت مداوم
باشد.
یکی از دلایل اصلی عدم موفقیت برنامه‌ریزی استراتژیک این است که اصولا رخدادی تلقی می‌شود که با هیچ چیز دیگری پیوند ندارد.
یکی از راهکارها این است که آن را نه فقط در کلام، بلکه در عمل به سایر فعالیت‌های سازمانی متصل کنیم. اگر برنامه‌ریزی استراتژیک را برنامه‌ریزی با بازه‌ای وسیع بدانیم، نیاز است که واحدهای کاری از آن به عنوان بستری برای برنامه‌ریزی عملیاتی کوتاه مدت‌تر خود
استفاده کنند.
اگر حوزه‌های وسیع‌تر سازمان برنامه استراتژیک خود را هر یک سال یکبار تعیین می‌کنند، هر واحد کاری باید از آن برنامه به عنوان بنیانی استفاده کند که اهداف و اغراض خودش را در سال مالی آتی بر آن مبنا
تنظیم می‌کند.
ما از اصطلاح ریزش آبشاری برای اشاره به تاثیراتی استفاده می‌کنیم که یک برنامه استراتژیک پرمعنی می‌تواند داشته باشد. برنامه دپارتمان‌ها بر برنامه واحدها و بخش‌های کاری موثر است و آنها به نوبه خود مستقیما بر تخصیص منابع و اهداف افراد تاثیرگذار هستند.
مزیت ریزش آبشاری در این است که می‌توان از فرآیند هدف‌گذاری فردی/واحدی برای تمرکز بر فهم موقعیت فعلی دپارتمان استفاده کرد و همچنین از طریق برنامه‌ریزی منسجم عملی، می‌توان فعالیت‌های روزمره کارکنان را با برنامه دپارتمان‌ها پیوند داد.
هر مدیر موظف است که برای ادغام و هماهنگی برنامه‌های خودشان با برنامه دپارتمان‌ها اقدام کند. بنابراین بهترین نقطه برای شروع همین مدیران هستند.
بسیاری از مدیران تجربه کافی برای هماهنگ سازی برنامه‌های استراتژیک با کار هرروزه ندارند. شاید ایده خوبی باشد که پیش از فرآیند برنامه‌ریزی استراتژیک، تمام افرادی که مشارکت دارند جمع شوند تا تصمیم بگیرند چگونه می‌خواهند برنامه را محقق کنند.
با اینکه ما غالبا به برنامه‌های استراتژیک از منظر انتشار و توزیع رسمی‌می‌اندیشیم، این دنیای هرروزه است که موفقیت واقعی در آن محقق می‌شود. اگر هر مدیر در هر گفت‌وگوی تصمیم‌گیرانه‌ای که با کارکنان دارد از برنامه استراتژیک به عنوان یک راهنمای عملی یاد کند، آنگاه کارکنان به تدریج متوجه می‌شوند که این برنامه برگه‌ای بلااستفاده و «مرده» نیست، بلکه ارتباطی عملی و واقعی با زیست کاری روزمره ایشان دارد.
این هم یکسری پیشنهاد مشخص
• با برنامه سازمانی مثل یک تار عنکبوت برخورد کنید که رشته‌هایش در تمام جنبه‌های سازمانتان تنیده شده است، من جمله بودجه، پرورش نیروی کار، هدف‌گذاری و مدیریت عملکرد، تمام تصمیم‌گیری‌های روزانه و غیره. این برنامه بخشی از نظام مدیریتی است، نه تکه‌ای جدا افتاده.
• از تمام موقعیت‌ها برای ارتباط دادن هرآنچه که مورد بحث است با برنامه استراتژیک استفاده کنید. تمام تلاش خود را بکنید تا زمان کافی به فرآیند برنامه‌ریزی استراتژیک اختصاص یابد.
• فرآیند برنامه‌ریزی استراتژیک فرآیندی ماهیتا تدریجی است. یعنی کاری نیست که بتوان در یک جلسه یک روزه آن را به انجام رساند. بنابراین فکر خوبی است که با کارکنان به گفت و شنود بپردازید و آنها را در تمام مراحل این کار درگیر کنید. در هر مرحله، کسانی که مشارکت داشته‌اند نزد کسانی که حاضر نبوده‌اند می‌روند، مباحث غیرقطعی را به بحث می‌گذارند و اطلاعات لازم برای جلسه برنامه‌ریزی آتی را کسب می‌کنند.
